CADRE LÉGISLATIF ET RÈGLEMENTAIRE

Les archives sont « l'ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité » (Code du Patrimoine, art. L 211-1).

A noter que les archives ne sont pas que les « vieux papiers » et sont soumises à la réglementation des archives dès leur création.

De plus, les archives peuvent se présenter sous des formes diverses et de supports matériels variés (disquettes, cassettes vidéo, photographies, microfiches, documents bureautiques, bases de données etc).

Sont archives publiques, « les documents qui procèdent de l’activité (…) des collectivités territoriales, des établissements publics et autres personnes morales de droit public » (Code du Patrimoine, art. L 211-4).

Depuis 2016, les « données » prennent le statut d’archives (Loi 2016-925 du 7 juillet 2016, art. 59). Toutes les données électroniques produites dans le cadre des activités des collectivités territoriales et de leurs groupements sont donc des archives publiques.

La conservation des archives répond à un triple intérêt :

1/ la gestion courante du service : il s’agit de pouvoir disposer des informations utiles à l’activité ;

2/ la justification des droits et obligations de la collectivité et des administrés : il s’agit de disposer de preuves en cas de contestation ou de recours judiciaire ;

3/ la sauvegarde de la mémoire : les archives sont une trace de l’activité d’une administration et constituent des matériaux de l’Histoire.

De là, en découle plusieurs valeurs attribuées aux archives ; les archives ont dans un premier temps une valeur probante, puis une valeur historique, auxquelles peut s’ajouter une valeur stratégique.

On distingue également trois âges pour les archives (Code du Patrimoine, art. R 212-10, R 212-11 et R 212-12).

1/ les archives courantes : documents ou dossiers ouverts et gardés dans les bureaux car ils sont nécessaires à l’activité des services.

2/ les archives intermédiaires : documents ou dossiers qui ne sont plus d’usage courants et qui doivent être conservés temporairement pour des besoins administratifs ou juridiques.

3/ les archives définitives : documents ou dossiers qui, après évaluation, tris et éliminations, sont à conserver sans limitation de durée.

Tout document d’archives prend sa signification par son appartenance à un fonds d’archives dont le producteur est clairement identifié. Il s’agit du principe de respect des fonds.

Les documents d’un même producteur doivent restés groupés, sans être mélangés à d’autres, et gardés intègres, dans morcellement ou élimination non autorisée.

Exemple : On ne mêle pas les archives d’un syndicat intercommunal qui a son siège dans la mairie aux archives de la commune. De même, les archives des associations, souvent conservées par les communes, doivent être distinguées des archives de la commune.

Les collectivités territoriales et leurs groupements sont propriétaires de leurs archives et en assurent la conservation.

Cependant, l’Etat exerce un contrôle scientifique et technique sur la gestion des archives, c’est-à-dire « les conditions de collecte, de sélection et d'élimination ainsi que sur le traitement, le classement, la conservation et la communication des archives » (Code du Patrimoine, art. R 212- 3).

Ainsi, le Directeur des Archives Départementales, représentant de l’Etat dans le Département, exercice le contrôle scientifique et technique sur l’ensemble des archives publiques dans le Département. Celui-ci s’exprime notamment par l’inspection des locaux d’archivage des collectivités territoriales et leurs groupements, la vérification de la bonne tenue des archives, ou encore la délivrance d’un visa obligatoire pour toute élimination d’archives publiques.

Le Maire est responsable, au civil et au pénal, de ses archives.

Les archives publiques sont imprescriptibles et inaliénables : elles font partie du domaine public mobilier de la commune ; elles ne peuvent être détruites sans l’autorisation du Directeur des Archives Départementales.

Les frais de conservation des archives constituent une dépense obligatoire pour les communes (Code Général des Collectivités Territoriales, art. L. 2321-2).

Les archives doivent être conservées dans un bâtiment public (Code Général des Collectivités Territoriales, art. R 1421-4). Aucun document original ne doit quitter le bâtiment et les consultations de documents par le public doivent être surveillées.

Le Maire doit informer le Préfet de tout sinistre, soustraction ou détournement d'archives (Code Général des Collectivités Territoriales, art. R. 1421-5).

Les mêmes dispositions s’appliquent au Président d’un groupement de collectivités.