LA TENUE DES REGISTRES DES ACTES ADMINISTRATIFS

Les collectivités et leurs groupements ont l’obligation de constituer une collection complète des délibérations de l’organe délibérant, et des décisions et arrêtés de l’organe exécutif.

Les collectivités et leurs groupements doivent respecter une réglementation qui précise le contenu des registres et les modalités de reliure des actes (décret n° 2010-783 du 11 juillet 2010 et circulaire IOC B1032174C du 14 décembre 2010).

Le collage des actes est désormais prohibé ; les actes doivent être reliés en registres.

Le registre des délibérations contient l’ensemble des délibérations, qui comportent un numéro unique, rangées dans l’ordre chronologique. Le recto de chaque page doit être paraphé et coté avec l’année et le numéro de page. Les délibérations comportent des informations permettant d’identifier la collectivité et la date de l’acte. On ne relit pas les accusés de réception de la Préfecture, ni les pièces jointes ou autres pièces qui sont classées dans le dossier de séance. Les décisions sont reliées dans le même registre que les délibérations.

Le registre des arrêtés respecte les mêmes prescriptions.

Dans chaque registre, des tables chronologiques/thématiques doivent être dressées.

La fréquence de reliure est la suivante :

• les communes de moins de 1000 habitants peuvent relier leurs actes tous les 5 ans et tenir un registre unique en deux parties (la première partie comporte les délibérations et décisions, la deuxième partie comporte les arrêtés) ;
   
• les communes de plus de 1000 habitants doivent relier leurs actes tous les ans et relier les arrêtés en plusieurs volumes correspondant aux différents types d’arrêtés (la pratique consacre la séparation des arrêtés du personnel des autres arrêtés). A noter également que les arrêtés temporaires de voirie ne doivent pas être reliés.

Enfin, il faut porter attention à la qualité des reliures. Les actes sont imprimés à l’encre noire, sur papier blanc permanent, au format A4, avec une marge de 25 mm minimum. La reliure obéit aux mêmes règles que la reliure des actes d’état civil, à savoir une reliure cousue (et non par serrage) avec des matériaux chimiquement neutres.