GÉRER, CLASSER ET ÉLIMINER LES ARCHIVES

Une bonne tenue des dossiers dès leur création facilite ensuite leur archivage. Le producteur du dossier demeure la personne qui connait le mieux l’affaire dont il a la charge, et donc la mieux à même de classer et archiver son dossier. Plusieurs règles sont alors à respecter pour une bonne gestion des archives.

Chaque document se rapporte à une affaire et n’est jamais un document isolé.

Le dossier constitué doit être bien identifié : on lui donne un titre (l’objet du dossier), une ou plusieurs dates (les dates extrêmes, c’est-à-dire les dates d’ouverture et de clôture de l’affaire), on évite les abréviations et on est le plus précis possible pour identifier le dossier. On constitue des sous-dossiers, si besoin.

Lorsque l’affaire est terminée, on clôt le dossier en éliminant les doubles, copies, imprimés vierges et brouillons. On bannit également du dossier les éléments nocifs pour la conservation (parties métalliques telles que trombones, épingles, agrafes si possibles, scotch, colle etc…).

Les archives communales se caractérisent par leur diversité, tant au niveau de la forme que du contenu. C’est l’ancienneté des documents qui conditionne les modalités de traitement ; ainsi on distingue trois périodes et trois types de classement des archives.

1/ Les archives anciennes : sont les archives antérieures à 1790. Elles subsistent généralement sous forme de registres : des registres paroissiaux, des registres de délibérations des conseils des communautés, des compoix et des documents d’ordres fiscaux. Ces archives doivent être classées selon un mode de classement en séries thématiques et une cotation à double lettre.

2. Les archives modernes : sont les archives dont les dates sont comprises entre 1790 et 1982. On retrouve par exemple les budgets, les recensements de population, les procès-verbaux des élections, etc. On relève dans cette période des documents majeurs : l’état civil républicain, les registres des délibérations, les documents cadastraux, dont notamment l’atlas cadastral dit « napoléonien ». Ces archives doivent être classées selon un mode de classement en séries thématiques et une cotation à lettre simple.

3. Les archives contemporaines : sont les archives postérieures aux lois de décentralisation (1983). En pratique, la césure avec la période précédente n'est que rarement observée. En raison des multiples tâches dévolues aux communes, ces archives représentent une masse documentaire importante. Ainsi nous pouvons trouver des documents nouveaux correspondant à des activités diversifiées ou renforcées : l’urbanisme, l’environnement, l'intercommunalité, etc. La règlementation recommande pour ses archives un classement en continu.

Afin de « faire de la place », les communes souhaiteraient se débarrasser des documents, dont elles se rendent bien compte de l’inutilité.

Les éliminations d’archives communales doivent se faire régulièrement afin d’éviter l’engorgement des rangements. De plus, l’élimination est un gage de bonne conservation des documents essentiels, et la recherche d’informations s’en trouve facilitée. Enfin, le stockage des archives représente une charge financière pour la collectivité à ne pas négliger.

Afin de repérer les archives à conserver et les archives à éliminer, il faut se référer aux textes réglementaires en vigueur, à savoir les instructions :

• DAF/DPACI/RES/2009/018 du 28 août 2009, intitulée « Tri et conservation des archives produites par les services communs à l’ensemble des collectivités territoriales (communes, départements et régions) et structures intercommunales » ;
• DGP/SIAF/2014/006 du 22 septembre 2014, intitulée « Préconisations relatives au tri et à la conservation des archives produites par les communes et structures intercommunales dans leurs domaines d’activité spécifiques ».

Toutefois, l’élimination d’archives publiques est une procédure réglementée.

Il faut établir au préalable un bordereau d’élimination et le soumettre pour approbation à la signature de l’autorité territoriale. Ainsi en premier lieu, le Maire/Président donne son accord en tant que responsable des archives. Puis, le bordereau est visé par le Directeur des Archives départementales, qui exerce le contrôle scientifique et technique de l’Etat. Après accord de ces deux parties, les archives à éliminer sont impérativement incinérées, déchiquetées ou broyées en raison de leur caractère confidentiel.

Sont à conserver indéfiniment :

• les dossiers et les registres antérieurs à 1830 ;
• les pièces pouvant servir à établir un droit au profit de la ville, d’une administration, d’une association ou d’un particulier ;
• tous les documents qui présentent ou peuvent acquérir un intérêt historique.

Eliminer n’est jamais une obligation, il faut tenir compte du contexte local.

La documentation : quand elle n’a plus d’utilité, elle doit être éliminée immédiatement.

Les instructions et circulaires : sont à éliminer une fois périmées.

Les revues et les journaux :

• Recueils des actes administratifs de la Préfecture : à conserver pour les communes chefs-lieux de canton, à éliminer après une période de 10 ans pour les autres communes.
• Journal Officiel : à éliminer quand les communes n’en ont plus l’utilité.
• Les autres revues : à éliminer quand les communes n’en ont plus l’utilité.