DÉPÔT ET RÉCOLEMENT OBLIGATOIRE DES ARCHIVES

La réglementation prévoit le dépôt obligatoire des archives aux Archives Départementales pour les communes de moins de 2000 habitants (Code du patrimoine,  art. L. 212-11) :

• des documents de l'état civil ayant plus de 120 ans de date,
• des autres documents d'archives destinés à être conservés et ayant plus de 50 ans de date.

Toutefois, « après déclaration auprès du représentant de l’Etat dans le Département et accord de l'administration des archives », la commune peut conserver elle-même ses archives.

Il faut noter que les archives communales déposées aux Archives Départementales restent la propriété des communes.

Lors de sa prise de fonction, le Maire doit établir un procès-verbal de prise en charge et de récolement sommaire des archives.

Le récolement des archives est un document réglementaire. Il énumère l‘ensemble des documents confiés au nouveau Maire et dresse un état des lieux des archives de la collectivité. Il est signé par le Maire entrant et le Maire sortant, puis il est envoyé au Directeur des Archives Départementales au titre du contrôle scientifique et technique de l’Etat.

Au-delà de l'aspect réglementaire, le récolement est l'occasion, souvent unique, pour l'élu de vérifier les conditions matérielles dans lesquelles sont conservées les archives et leur état de classement. Il pourra ensuite mettre en œuvre les mesures nécessaires au bon archivage des dossiers.

Les mêmes dispositions s’appliquent au Président d’un groupement de collectivités.

Annexe : Documents relatifs au récolement des archives à effectuer suite aux élections municipales des 15 et 22 mars 2020.

• Préconisations 
• Notice et modèle de procès verbal